La copie du comptable et la copie de sauvegarde n’ont de commun que l’extension du fichier créer par le programme. Les deux donnent un fichier *.cab à la fin. Ils ont des buts et fonctions complètement différents.
La copie de sauvegarde, est une copie de sécurité qui peut être utilisé en cas de problème avec le fichier de base de données original. Ou il sert à transférer le fichier de l’entreprise d’un ordinateur vers un autre. Ce qui veut dire que lorsque la copie de sauvegarde est restaurée vous avez exactement le même fichier d’entreprise (avec les mêmes transactions) qu’avant de faire la copie de sauvegarde.
La copie du comptable permet à un utilisateur du programme d’envoyer son fichier d’entreprise à une personne qui a une version spéciale : Sage 50 Edition Experts. Après ouverture le comptable peut juste faire des écritures au Journal Général et consulter les rapports de transactions. Donc la copie du comptable à des fonctionnalités limitées justement pour permettre au comptable de revoir les transactions faites par l’utilisateur et apporter des corrections si nécessaire. Lorsque le comptable retourne le fichier, les écritures de Journal Général seront importées dans le fichier original. Ce qui veut dire qu’avec la copie du comptable l’utilisateur peut continuer à faire les transactions normalement alors que le comptable fait les ajustements. Ceci est la fonction principale de la copie du comptable et fait sa particularité.
Pour faire la copie du comptable cliquez sur le menu Fichier, Copie du comptable, Créer une copie du comptable. Vous devez avoir l’écran suivant :
Après la copie du comptable, vous devez avoir la fenêtre d’avertissement suivante :
Il faudra particulièrement faire attention à tous les éléments mentionnés sur l’avertissement ci-haut.
Vous pouvez donc envoyer le fichier à une personne qui a la version Experts. Seule cette version et votre programme peuvent ouvrir une copie du comptable effectuée sur votre ordinateur.
Pour restaurer la copie du comptable dans la version Expert, on l’ouvre en suivant le processus de restauration.
Un fichier de copie de sauvegarde et fichier de copie du comptable ont une différence visuelle dans la Vue Classique du programme. En effet lorsque la copie du comptable est ouverte avec la version Experts vous allez voir un crayon avec une croix à coté de tous les modules sauf le Journal Général.
Cependant lorsqu’une copie de sauvegarde est restaurée vous ne verrez pas de petits crayons avec la croix à côté des modules. Cela voudrait dire que tous les modules peuvent être modifiés dans ce cas. Par contre il n’est pas possible d’importer ou intégrer les modifications faites dans un fichier de sauvegarde restauré vers le fichier original.
Lorsque la version Experts fini de faire les modifications au Journal Général sur la copie du comptable, pour exporter les écritures, le comptable pourra cliquer dans les menus sur Édition Experts, Copie du Comptable, Exporter les écritures pour le client. L’écran suivant apparait :
Modifiez le nom et emplacement du fichier si nécessaire puis cliquez sur OK. Il enregistrera un fichier texte. Le comptable pourra vous envoyer ce fichier. Il faudra tout simplement importer ces écritures dans le ficher original en :
- Cliquant sur Fichier, Copie du comptable, Importer écritures depuis le comptable;
- Vous devez avoir : Importer écritures depuis l’assistant d’Expert-Comptable faites Suivant;
- Faites une sauvegarde;
- Faites Parcourir pour sélectionner le fichier à importer et faites Ouvrir puis Suivant;
- Le programme donne un sommaire de l’importation à la fin et vous devez être capable de continuer à travailler sur le fichier normalement.
Si vous avez des questions ou commentaires par rapports aux étapes ci-haut n’hésiter à poser des questions.
Merci
