Contabilización y asignación automática de cuenta contable a facturas de proveedor creadas en el módulo "Compras"

SOLVED

Hola.

Tenemos Sage200c con el plan contable NPGC.
Mis compañeros de contabilidad me han planteado la siguiente necesidad que no sé como resolver.

Cuando recibimos material de un proveedor, yo hago el pedido, albarán y lo facturo en el módulo de "Compras".
A diferencia de lo que pasa en el módulo de "Ventas" (que la factura se contabiliza automáticamente y se hacen los movimientos contables), cuando facturo un albarán de proveedor, no sólo no se contabiliza automáticamente, sino que cuando lo contabilizo, mis compañeros me dicen que se mete en la cuenta 600000000 (compras nacionales).

Como de un tiempo a estar parte más y más proveedores son internacionales (ya sean intracomunitarios o no), se siguen metiendo en la cuenta cuenta 600000000 cuando deberían ir a la 600000003 (intracomunitarios) y cuenta 600000004 (importaciones) y mis compañeros tienen que contabilizarlas a mano.

He encontrado cómo hacer que las facturas se contabilicen automáticamente al generarlas, pero no sé como hacer
que se asignen a las cuentas contables correctas en función del proveedor, y de forma predeterminada se siguen asignando a la cuenta 600000000 

He visto el post de  aquí: (cuenta-contable-de-un-proveedor-en-compras pero no me termina de funcionar bien y tuve que hacer unos cambios hasta que lo dejé funcionando (p.ej: si facturo desde el albarán me lo sigue metiendo en la cuenta 600000000, tengo que facturar desde la lista de albaranes para que me deje coger la guía de facturación correcta. Con los internacionales parece que funciona bien pero con los intracomunitarios no se mete a la cuenta 6000000003, y está hecho exactamente igual sólo variando el código de cuenta en la guía que tiene asignada el proveedor.

Probablemente se deba a no soy contable, no tengo ni idea de lo que tengo que poner.

Agradezco cualquier ayuda porque ya no sé que más hacer.

  • 0

    Hola Fernando, entiendo que estás en el primer caso:

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    Contabilización por proveedor:

    1.- Crea en Definición de cuentas automáticas una definición para esa cuenta y pones la cuenta en Cuenta compras de la pestaña Compras.

    2.- Define en el proveedor el campo Grupo Cuentas (está en Condiciones de pago)  la definición creada.

    3.- Modifica la guía  y en cuenta pones DefinicionCuentas_.CuentaCompras y en códigos ABCDEFGHI (o la longitud que tenga) en los apuntes que veas (los que tienen 600000000)

    Si quieres usar una única guía entonces TODOS los proveedores deben tener grupo cuentas asignado. También puedes duplicar la guía y seleccionarla al contabilizar...

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    ¿Qué guía contable usas para enlazar? ¿Qué valores indica en Campos y Códigos en el campo Cuenta en la línea donde en Importe está ResumenProveedor.ImporteNetoLineas?

  • 0 in reply to jjperis

    Original



    Modificada



    Al ser un dato de ResumenProveedor coge DefinicionCuentas de ResumenProveedor y en este caso lo hereda del proveedor. Si la usas obliga a que todas las facturas tengan informado dicho campo


    por lo que todos los proveedores deberían tenerlo también

  • 0 in reply to jjperis

    Hola jjperi.


    Primero de todo, muchas gracias por tu respuesta.

    Tengo estas dos guías automáticas hechas con los códigos de cuenta asignados y puestos en el "Grupo Cuentas" en la condición de pago de respectivos proveedores (en los nacionales no he tocado nada porque ya me va bien cómo funcionan).

      

    Estas son las guías de contabilización que he hecho (son diferentes de lo que ponías tu, pero debajo te explico qué pasaba y por qué las he dejado así).

      

    Proveedores internacionales (no intracomunitarios).

    El campo "Cuenta" lo he tenido que dejar diferente de lo que tu proponías porque al contabilizarlo, se metía en la cuenta 60000004, pero no salía en la ficha de mayor del proveedor.
    Además de que por alguna razón se metía al reves, de como debía (en el debe en lugar del haber).

    Tal como está puesto así, parece funciona bien.


    Proveedores intracomunitarios.
    He hecho exactamente la misma guía, pero simplemente cambiando el número de cuenta 60000004 por 600000003.

    El caso es que para este proveedor, veo que el asiento sale la factura, y también en la ficha de mayor del proveedor.


    pero en la ficha de mayor de la cuenta 600000003 no sale.

    Y por eso me pregunto si no me estaré saltando algo obvio por desconocimiento, o porque lo estoy planteando mal...

    Y ya no hablemos de que se haga automáticamente al facturar el albarán desde dentro del propio albarán,
    pero eso ya quedará para otra pregunta, porque me da la impresión de que el Sage debería pedir la guía al facturar desde ahí y no la pide, usando la guía predaterminada, que es la de guía de proveedor nacional que viene hecha de serie.

  • 0 in reply to Fernando Alba - ADS

    Por aclarar las ideas:

    Si creas guías diferentes no hace falta crear Definición de cuentas pues asignas la cuenta a piñón fijo (acabada en 0, 3 o 4) y arreglado. Problema, que debes seleccionarla cada vez por lo que desde el albarán tienes complicado que te funcione pues usa la de por defecto.

    Si usas la Definición de cuentas lo que deberías hacer es crear otra definición para nacionales y ponérsela a los proveedores nacionales. Luego con una única guía podrías contabilizarlas todas. Si no has tocado la guía Factura proveedor duplícala con otro nombre y en los movimientos que tienen asignada la cuenta 600000000 cámbialo por lo de DefiniciónCuentas del mail anterior.





    Es muy útil para entender las guías añadir los campos códigoCuenta y CargoAbono (D/H) porque así de un vistazo se ven mucho mejor.

    Si has tocado la guía factura proveedor cópiala con otro nombre si quieres poder consultarla, bórrala y vuelve a importar las guías seleccionando Solo altas para que te respete lo que hayas modificado o ya exista. También te la puedes picar pero es mucho trabajo pues además hay que revisar las cinco pestañas que hay en la parte de las cuentas...

  • +1 in reply to jjperis
    verified answer

    Disculpa la tardanza en responder.

    La guía "FACTURAS PROVEEDOR" no la he modificado, había hecho otra diferente para hacer las pruebas con los proveedores intracomunitarios.

    Se me ocurre que lo que comentas de "Si creas guías diferentes no hace falta crear Definición de cuentas pues asignas la cuenta a piñón fijo (acabada en 0, 3 o 4) y arreglado." me parece la solución mas simple y me serviría, y si no se puede hacer que se contabilice automáticamente al facturarlo, pues nada, lo hago a mano y ya está.

    ¿Dónde tendría que poner la cuenta en la guía?.
    ¿Aquí?.

    ¿O aquí?:

    ¿O en ambos, que es lo que no me aclaro?

    En todo caso, sí que entiendo que entonces el campo "Cuenta" en la pestaña de "Datos contables" sí que tendré que cambiarlo de cómo está ahora a "DefinicionCuentas_.CuentaCompras".

    Ya me dirás si supongo correctamente y así dejo de darme cabezazos con este asunto.

  • +1 in reply to Fernando Alba - ADS
    verified answer

    Guarda la guía FACTURAS PROVEEDOR como FACTURAS PROVEEDOR INTRACOMUNITARIAS y luego cambia los apuntes que indique 600000000 por la cuenta que corresponda.



    Luego repite la operación con FACTURAS PROVEEDOR IMPORTACION y asignas la cuenta adecuada donde aparezca la 600000000.

    También puedes cambiar las cuentas de IVA si lo necesitas.

    Olvida las configuraciones que ya has usado y probado y que no tienes claro si funcionan bien o mal, parte de FACTURAS PROVEEDOR.

    Es la misma imagen que en mi respuesta anterior, la he copiado de allí, aunque aquí no se hace más grande...

  • 0 in reply to jjperis

    Vale, en principio ya sale bien, muchas gracias .
    Lo dejaré aquí explicado para novatos, que no se vuelvan locos como yo:

    IMPORTANTE: La facturación de los pedidos de proveedor debe hacerse desde la lista de albaranes de proveedor, seleccionando en el menú lateral la opción "Emisión de facturas".

    Si se hace desde el propio albarán, no da ninguna guía a seleccionar, así que, aunque se factura,
    no se contabiliza, y si se contabiliza desde la propia factura, coge la guía inicial "FACTURA PROVEEDOR" con lo cual los valores no caban en las cuentas correctas.

    En nuestro caso pondremos la cuenta 600000003 para proveedores intracomunitarios y 600000004 para proveedores de fuera de Europa.

    Ir a Maestros --> Datos para Contabilizaciones --> Guías de Contabilización.

    Buscar la guía "FACTURA PROVEEDOR" y pulsar sobre su nombre para abrirla (cargará debajo de la lista).

    Una vez que esté cargada, en la pestaña "Tipos de Guía" pulsar "Procesos" --> "Guardar como" 
    y hacer dos copias de la guía de proveedor con nombres como "FACTURAS PROVEEDOR INTRACOMUNITARIO" (para proveedores europeos) y "FACTURAS PROVEEDOR EXTRACOMUNITARIO" (para proveedores no europeos).
    Se puede usar el nombre que se quiera, pero a mi me parecía más práctico así para distinguirlas.

    Ir, por ejemplo, a la guía "FACTURAS PROVEEDOR INTRACOMUNITARIO" y pulsar para abrirla.
    Cuando esté abierta, pulsar el icono de la rejilla para ver sus detalles. 

       NOTA: En esta captura ya los había cambiado, pero lo normal es que salgan los mismos
       valores que tiene la guía "FACTURAS PROVEEDOR" por defecto.

          NOTA: Si os pasa como a mí, que no os sale la columna con los códigos de cuenta, 
          se puede pulsar sobre la cabecera de las columnas (la parte gris oscura) con el botón derecho
          del ratón y dándole a la opción "Diseñar definición de columnas" podéis agregar la
          columna "Código cuenta" para que aparezca.

    Para cambiar la cuenta, pulsad dos veces sobre el código de cuenta a cambiar y cargará la ventana para que podáis editarlo.

          "OPCIONAL: Ya que se está aquí, se puede añadir el valor {ResumenProveedor.Nombre}
          detrás del texto que hay en el campo "Comentario" en cada cuenta para que los apuntes salgan
          con el nombre del proveedor en sus detalles, y no sólo con el número de factura del Sage, como
          viene de serie. Ya se que se puede hacer a mano desde contabilidad, pero es un rollo hacerlo a
          mano y si se puede automatizar, pues mejor.... Lástima que no aplique retroactivamente."

    Guardar el cambio con el botón verde y repetir el proceso con las demás filas donde salga la cuenta 600000000.

           NOTA: Puede ser que tengáis que cambiar también las cuentas 472000000 y 477000000 por las
           que sean adecuadas para el proveedor intracomunitario a fin de que el IVA derivado aterrice en la
           cuenta correcta..

    Al final quedarán todas las cuentas cambiadas para este tipo de proveedor, como en este ejemplo:

    Seleccionar la guía FACTURAS PROVEEDOR EXTRACOMUNITARIO en la misma ventana y realizar de nuevo los cambios variando el número de las cuentas (en nuestro caso 600000004,
    y sin variar las cuentas 472 y 477) . Aquí también se puede aplicar el mismo truco para modificar el detalle de los apuntes que saldrán en contabilidad.



    6º Una vez guardados los cambios de la otra guía, para facturar los albaranes de proveedor,
    hay que ir a la lista de albaranes y usar la opción del menú lateral "Procesos --> Emisión de Facturas", 

      

    Durante el proceso, marcar las opciones "Crear facturas", "Crear carteras de efectos", "Contabilizar facturas".

    Por último seleccionar la guía correcta según el proveedor y seguir hasta el final para facturar.

    Y, al menos a nosotros, ya nos funciona correctamente.


    Gracias de nuevo por tu inestimable ayuda

  • 0 in reply to Fernando Alba - ADS

    Genial, me alegro que ya te funcione.