Bonjour clarisse.blanc,

L'impression des factures au format .pdf dans le fichier FileStream répond à une obligation légale. 

L’enregistrement du pdf de la facture est réalisé au moment de sa validation. Cet enregistrement permet de conserver certaines données de la facture au moment de sa validation (informations clients…)

Pour répondre aux exigences de la Loi Anti Fraude, ces factures y sont stockées avec une clé qui permet de valider leur authenticité auprès de l'administration fiscale.

Il faut donc les conserver jusqu'à la sauvegarde fiscale des données ou les éléments comptables seront générées eux aussi avec une clé d'authentification

Je vous propose néanmoins de saisir une suggestion dans Sage Customer Voice (https://sagefrsuggestions.uservoice.com/) pour permettre que ces documents puissent être optionnellement stockés sur un autre espace que celui du serveur de données, tout en bénéficiant toujours du processus de validation.

Bonne journée,

David

Bonjour David,

Légalement, j'en comprends tout à fait les tenants.

Techniquement, et dès lors que tous ces .PDF sont enregistrés et nominativement codés avec une clé d'authentification, pensez-vous qu'il serait possible de régulièrement les "mettre de côté" en dehors du folder FILESTREAM afin d'alléger les sauvegardes routinières (on passerait de 6Go et quelque à qq centaines de Mo) ?

Juste avant de procéder à la SFD, on pourrait alors les réintégrer en totalité dans le folder concerné .

Que pensez-vous de cette suggestion technique ?

Yann

Bonjour David,

Légalement, j'en comprends tout à fait les tenants.

Techniquement, et dès lors que tous ces .PDF sont enregistrés et nominativement codés avec une clé d'authentification, pensez-vous qu'il serait possible de régulièrement les "mettre de côté" en dehors du folder FILESTREAM afin d'alléger les sauvegardes routinières (on passerait de 6Go et quelque à qq centaines de Mo) ?

Juste avant de procéder à la SFD, on pourrait alors les réintégrer en totalité dans le folder concerné .

Que pensez-vous de cette suggestion technique ?

Yann

Merci pour votre retour Yann,

Ce que vous proposez est "techniquement" inapplicable.

Le fichier dans lequel vous voyez les .pdf est une transcription graphique de ce qui est stocké dans la base de données. 

Si vous les supprimez, il seront recréés dès la prochaine ouverture de ce fichier.

Si le volume FileStream est très important cela peut être du au modèle de mise en page qui est utilisé.

Une piste consisterait à valider les factures en utilisant un modèle de mise en page avec le minimum légal des informations à faire figurer (sans logo, avec une présentation sommaire) et imprimer les factures destinées au client avec le modèle de mise en page élaboré

David

Merci pour votre suivi, David.

Je viens de refaire un essai.

Notre base de données s'appelle XXXX_SQL et elle est stockée dans le répertoire \MS_SQL_Server\MSSSQL11.SAGE100\MSSQL\DATA  sous la forme de trois entités distinctes :

1- XXXX_SQL.mdf  (fichier)
2- XXXX_SQL_log.ldf  (fichier)
3- XXXX_SQL  (folder)

Dans ce dernier folder, il y a un autre folder : \b1757e92-2c09-4e83-a287-57dfb592eead  contenant lui-même un sous folder : \64debeca-bc68-4e4d-a1a6-0a6e801956e0  qui, lui, contient TOUS LES .PDF DU FILESTREAM (3747 fichiers sans extension, de taille moyenne 1130Ko à 1800Ko, soit 5.64Go de .PDF !!!)

Si je déplace ces 3747 fichiers dans un répertoire HORS DU LIEU DE STOCKAGE DU FILESTREAM (sur un NAS par exemple ou bien ailleurs sur le HD) puis que j'ouvre à nouveau la Gescom et rééedite/réimprime une facture comptabilisée (donc validée et imprimée), je constate qu'aucun nouveau fichier .PDF n'est recréé dans le FILESTREAM, même après avoir quitté la Gescom.

Je suis donc porté à penser que, UNE FOIS CRÉÉS, les .PDF restent invariablement figés dans ledit répertoire du FILESTREAM et qu'il est donc possible de les stocker temporairement ailleurs que dans l'espace \MS_SQL_Server\MSSSQL11.SAGE100\MSSQL\DATA , du moins jusqu'à la prochaine sauvegarde fiscale des données.

Cela permettrait d'allèger notoirement le temps de sauvegarde qui passe alors de plusieurs longues minutes à quelques dizaines de secondes (près de 6Go de données à sauvegarder versus qq centaines de Mo) !

Serait-il possible que vous validiez cette hypothèse ?

Merci d'avance pour votre aide.

Yann

Bonjour Yann,

Merci de ces précisions.

Bonne journée

David

Bonjour David,

Le FS relève effectivement de MS/SQL Server (y compris les nommages, je présume)  mais c'est SAGE qui sait s'il gére de ***possibles*** réouvertures de .PDF une fois ceux-ci créés et enregistrés par le biais du Filestream.
Personnellement, je ne suis pas enclin à croire qu'un fichier puisse être possiblement "réouvert" par la Gescom (encore moins par la Compta) une fois créé et dûment stocké ...  SAUF LORS DE LA SFD, BIEN SÛR.

C'est pour ça que j'émettais l'hypothèse de les mettre régulièrement de côté jusqu'à la prochaine SFD.

Auriez-vous la possibilité de vérifier auprès de vos confrères au codage que mon hypothèse n'est pas totalement farfelue ?

Merci à vous.

Yann

Bonjour Yann,

J'ai bien fait le point avec mes collègues du service développement et la précédente réponse a été faite après que je les ai consulté.

Bonne journée

David

Bonjour David,
Je déterre ce thread car il semblerait y avoir du nouveau.
La hotline Sage (niveau 2), contactée ces derniers jours, nous a informé que le contenu du répertoire FS (les PDF des factures donc) pouvait sans problème être "mis de côté", voire supprimé, PREALABLEMENT à une sauvegarde, ce afin d'alléger (notoirement !) cette dernière.
Ils nous ont en outre affirmé que le contenu de ce répertoire allait de toute manière être recréé lors du lancement de l'ERP ... (?)
Pouvez-vous relancer vos collègue du Service Développement car ces informations semblent en contradiction avec nos précédents échanges ?
Bonne journée.
Yann

Bonjour,

Ok modèle a alléger mais pour les PDF existant que faire ?... moi j'ai plus de 20 Go de PDF depuis 2019...